Mennyibe kerül valójában, ha felmond egy betanított ember?

A számviteli kimutatásokban sosem szerepel “fluktuáció” sor, mégis ez az egyik legdrágább tétel egy kisvállalat életében: egy betanított munkatárs pótlása összességében jellemzően 2-4,5 havi bérköltségbe kerül. A szám elsőre hihetetlennek tűnik, ezért ebben a cikkben tételesen végigszámoljuk, miből áll össze, és megmutatjuk, melyik része csökkenthető a leghatékonyabban.

A fluktuáció költsége: mindaz a kiadás és kiesés, ami egy munkatárs távozása és a pótlása között felmerül: a toborzástól az üresen álló pozíción át az új ember betanulásáig. A legnagyobb része rejtett, mert nem számla formájában érkezik, hanem kiesett munkaidőként.

Miből áll össze a pótlás költsége?

Öt tételből, és ebből általában csak az elsőt szokás számolni.

1. Toborzás

Hirdetési díjak, az önéletrajzok átnézése, interjúk, próbanapok. Ez a legláthatóbb tétel, mert egy része tényleg számlaként érkezik, mégis ez a legkisebb.

2. Az üresen álló pozíció

Amíg nincs meg az utód, a munkát a többiek viszik túlórában, vagy egyszerűen nem készül el. Négy-nyolc hét keresési idő teljesen átlagos, és ez idő alatt a pozíció teljes értéke kiesik.

3. Az új ember betanulási időszaka

A betanítás hossza munkakörönként más és más, de a lényeg mindenhol ugyanaz: az új munkatárs hónapokig nem termel teljes értéken, miközben a bére az első naptól teljes.

4. A betanító kolléga kiesett ideje

A legtapasztaltabb (tehát legdrágább) embered idejének egy része hetekig a betanításra megy. Ha nincs leírt anyag, ez az idő minden egyes belépőnél újra elfogy.

5. A hibák és az elvitt tudás

A betanulási időszak hibái (elrontott rendelés, elvesztett ügyfél) nehezen számszerűsíthetők, de nem nullák. És ha a távozó kollégával együtt a fejében lévő, sehol le nem írt tudás is elmegy, azt az utódja már meg sem tudja tanulni.

Számoljuk ki egy példán

A legegyszerűbb minden tételt havi bérköltségben (bér + járulékok, jelölje M) kifejezni, így a saját számaiddal is azonnal tudsz számolni. A példa-oszlopban M = 600 000 Ft-tal számolunk.

Tétel	Képlet	Példa (M = 600e Ft)
Toborzás	0,3-0,5 × M	180-300e Ft
Üres pozíció (4-8 hét)	1-2 × M	600e-1,2M Ft
Betanulási időszak (1-3 hónap, ~fél teljesítmény)	0,5-1,5 × M	300-900e Ft
A betanító kolléga ideje	0,3-0,5 × M	180-300e Ft
Hibák, elvitt tudás	nehezen mérhető	0 Ft-tól
Összesen	2-4,5 × M	1,3-2,7 millió Ft

Ez konzervatív becslés: a nemzetközi HR-ökölszabályok ennél magasabb, akár éves bérköltség-szintű összegeket is emlegetnek vezetői pozíciókra. De már a konzervatív sáv is azt jelenti, hogy évi három-négy felmondásnál egy kisvállalat egy teljes éves bérnyi összeget veszít el, láthatatlanul.

Miért nem látszik ez a könyvelésben?

Mert a költség nagy része nem kiadás, hanem kiesés: munkaóra, ami nem termelt; ügyfél, aki lassabb választ kapott; a tapasztalt kolléga ideje, ami betanításra ment. Ezek szétkenődnek a hónapok között és a többiek munkájában, ezért soha nem áll össze egyetlen ijesztő számmá. Pont ezért éri meg egyszer tételesen végigszámolni: ami láthatatlan, azt senki nem kezeli.

Melyik részén lehet a legtöbbet spórolni?

A toborzáson és az üres pozíción keveset tudsz rövidíteni: a piac az piac. A betanulási időszak és a betanító kolléga ideje viszont a te kezedben van, és ez a teljes költség fele is lehet:

• Leírt folyamatokkal az új ember akkor is halad, amikor senki nem ér rá vele foglalkozni; a tapasztalatunk szerint a dokumentált betanítás az önállóságig vezető időt nagyjából a harmadára rövidíti.
• Napokra bontott betanítási tervvel a betanítás nem a betanító kolléga szabad percein múlik, és a haladás rákérdezés nélkül látszik.
• Közös tudástárral a felmondó kolléga tudása a cégnél marad, nem a fejében távozik: az utódja ugyanabból az anyagból tanul, amiből az elődje dolgozott.

Mikor éri meg elkezdeni?

A fenti számok miatt a válasz kényelmetlenül egyszerű: az első felmondás ELŐTT. A tudás leírása és a betanítási terv összeállítása egyszeri munka, ami minden későbbi belépőnél újra megtérül; ha évi két-három embert veszel fel, az első évben többszörösen visszahozza az árát. A Corganize pontosan ezt az egyszeri munkát teszi a lehető legkisebbé: a meglévő dokumentumaidból és képernyő-felvételekből épül fel a tudástár, abból pedig kattintásra a betanítási terv.

Gyakori kérdések

Mennyibe kerül egy betanított munkatárs pótlása?

Konzervatív becsléssel 2-4,5 havi bérköltségbe: toborzás, az üresen álló pozíció, az új ember betanulási időszaka, a betanító kolléga kiesett ideje és a hibák együtt. Egy 600 ezer forintos havi bérköltségnél ez 1,3-2,7 millió forint.

Miért nem látszik a fluktuáció költsége a kimutatásokban?

Mert a nagy része nem számlaként érkező kiadás, hanem kiesés: nem termelő munkaórák, lassabb kiszolgálás, a tapasztalt kolléga betanításra fordított ideje. Ezek szétkenődnek hónapok és emberek között, ezért sosem állnak össze egy látható számmá.

Melyik része csökkenthető a leginkább?

A betanulási időszak és a betanító kolléga ideje, ami a teljes költség fele is lehet. Leírt folyamatokkal és napokra bontott betanítási tervvel az önállóságig vezető idő nagyjából a harmadára rövidül.

Mit visz magával a felmondó munkatárs?

Ha a tudása csak a fejében élt, akkor mindent: a folyamatokat, az ügyfél-ismeretet, a kivételek kezelését. Közös, leírt tudástárral ez a tudás a cégnél marad, és az utód ugyanabból az anyagból tanul.

Mikor érdemes elkezdeni a megelőzést?

Az első felmondás előtt. A tudás leírása egyszeri munka, ami minden későbbi belépőnél megtérül; évi két-három felvételnél már az első évben többszörösen visszahozza az árát.